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Nummernkreise verwalten
Das System vergibt automatisch Nummern für Objekte wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, um diese im System eindeutig zu identifizieren. Sie können Ihre eigene Nummernkreise definieren, um diese Nummern nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Spezielle Zeichen können zur Definition eines Nummernkreises verwendet werden (siehe Muster für Nummernkreise).
Sie können Nummernkreise für folgende Objekte erstellen:
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferavis
- Lieferscheine
- Reklamationen
- Retouren
- Rechnungen
- Rechnungsreklamationen
- Stichproben
- Archivnummern
- Benutzerkennungen
Nummernkreise werden beim Anlegen einer Firma zugeordnet. Damit kann ein Einkäufer nur die Nummernkreise der ihm zugeordneten Firmen einsetzen. Ein Einkäufer für alle Firmen kann auch firmenlose Nummernkreise bearbeiten.
Ein Nummernkreis kann außerdem einer Verwendung (wie Lieferschein, Rechnung, Bestellung, usw.) zugeordnet werden. Im Rahmenvertrag wird der Nummernkreis dann nur bei dieser Verwendung zur Auswahl angeboten.
Um einen einheitlichen, durchgehenden Nummernkreis, zum Beispiel für alle Bestellungen einer Käuferorganisation (unabhängig von den Lieferanten) zu erhalten, muss dieser Nummernkreis bei jedem Rahmenvertrag mit jedem Lieferanten eingestellt werden! Sie können aber auch unterschiedliche Nummernkreise je nach Lieferant in den entsprechenden Rahmenverträgen einstellen, etwa um anhand der Nummer den Lieferanten eindeutig zuordnen zu können - dies kann zum Beispiel für den Export der Daten an externe Archivsysteme nützlich sein.
Prioritäten
Sie können für Nummernkreise Prioritäten vergeben. Durch Prioritäten können Sie mehrere Nummernkreise für das gleiche Objekt definieren und die Reihenfolge deren Verwendung festlegen. Der Nummernkreis mit der höchsten Priorität wird als erstes verwendet. Nummernkreise mit einer niedrigeren Priorität sind Nachfolger. Läuft der Nummernkreis mit der höchsten Priorität aus, wird der Nachfolger mit der höchsten Priorität verwendet.
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