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Nicht zugeordnete Rechnungen bearbeiten
Sollte eine Rechnungsposition nicht automatisch durch die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungen zuordnen einer Bestellposition zugeordnet werden können, müssen Sie die Position manuell zuordnen.
Tipp: Sie können auch auf der Seite Überblick Rechnungen alle nicht zugeordneten Rechnungen anzeigen lassen und bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Status von Rechnungen einsehen.
- Klicken Sie auf der Seite Rechnungsverwaltung auf den Link Nicht zugeordnete Rechnungen.
Die Seite Zuordnungsfehler wird angezeigt.
Die Seite ist in folgende Registerkarten unterteilt:
- Alle: zeigt alle Rechnungen, bei denen alle Rechnungspositionen nach einem Import nicht zugeordnet worden sind.
- Teilweise: zeigt alle Rechnungen, bei denen die Positionen nach einem Import nur teilweise zugeordnet worden sind.
- Positionen: zeigt alle einzelnen Rechnungspositionen, die nach einem Import noch nicht vollständig zugeordnet worden sind.
- Klicken Sie auf das Symbol
neben der Rechnung bzw. der Rechnungsposition, die Sie zuordnen möchten.Die Seite Rechnungsdetails wird angezeigt.
- Klicken Sie im Bereich Positionen auf den Link Rechnung, um eine Rechnungsposition zuzuordnen.
Die Seite Detailansicht Rechnungsposition wird angezeigt.
- Klicken Sie auf den Link Suche nach Bestellpositionen.
Die Seite Rechnungsposition zuordnen wird angezeigt.
- Im Bereich Suchkriterien können Sie nach passenden Bestellpositionen suchen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Im Bereich Ergebnis werden alle Bestellpositionen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.
Sie können z.B. die Suche nach einer Preisabweichung eingrenzen, indem Sie den Betrag 100 eingeben. In diesem Fall werden alle Bestellungen mit bis zu 100 EUR Preisdifferenz von der Rechnungssumme (nach unten oder nach oben) angezeigt, falls Bestellungen in dieser Höhe im System existieren. Die verwendete Währung ist die Währung der Rechnung.
Zuordnung aufheben
Aktivieren Sie die Option Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um die Zuordnung aufzuheben und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnung aufheben.
Die komplette Rechnung wird auf den Status Neu gesetzt und der gesamte Rechnungsverarbeitungs-Prozess kann nochmals durchlaufen werden, mit evtl. erfolgenden manuellen Eingriffen. Dies kann für alle Rechnungen durchgeführt werden bis eine Rechnung vollständig akzeptiert, d. h. zum Export freigegeben ist, ist aber auch für stornierte Rechnungen möglich vor der Benachrichtigung an den Lieferanten.
Rechnungsposition umwandeln
Gewisse Rechnungspositionen können nicht zugeordnet werden, da sie in keiner Bestellung auftauchen, wie z. B. möglicherweise Frachtkosten, Mindermengenzuschlag, die nicht im System hinterlegt wurden, oder zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannte Rabatte. Diese können mit speziellen "CBL-Conditionscodes" als solche gekennzeichnet sein und werden dann automatisch auf Status Zugeordnet bzw. Verarbeitet gesetzt.
Werden allerdings diese Konditionen als „normale Positionen“ importiert und gibt es auf der zugehörigen Bestellung ebensolche Bedingungen, die mit Berücksichtigung bei der Rechnungsprüfung gekennzeichnet wurden, können sie auch analog zu bestellten bzw. berechneten Produkten zugeordnet und weiter verarbeitet werden.
Hinweis: Konditionen, die diese Kennzeichnung Berücksichtigung bei Rechnungsprüfung an der Bestellung nicht haben, stehen nicht zur Zuordnung zur Verfügung! Sie werden bei der Rechnungsprüfung auch nicht weiter berücksichtigt. Sollten diese auf der Rechnung auftreten, können Sie diese in Zusatzkostenpositionen umwandeln, so dass sie bei der Verarbeitung keine Rolle mehr spielen außer natürlich bei Gesamtrechnungspreisprüfung.
- Klicken Sie auf der Seite Detailansicht Rechnungsposition auf den Link Rechnungsposition umwandeln.
Die Seite Rechnungsposition umwandeln wird angezeigt.
- Wählen Sie die entsprechende Option:
In Transportkosten umwandeln (CBL-code: ExtraTransport)
In Mindermengenzuschlag umwandeln (CBL-code SmallOrderCharge)
- Klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch |