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Anforderungen genehmigen: Thema
Thema | Anleitung |
Greift beim Absenden einer Anforderung eine Genehmigungsregel, werden die der Regel zugeordneten Genehmiger aufgefordert, die Anforderung zu verarbeiten. Dies kann beispielsweise das Genehmigen, Ablehnen, Zurücksenden oder Weiterleiten der Anforderung sein. Das Verarbeiten von Anforderungen ist sowohl in impact ordering als auch per E-Mail möglich.
Inhalt
Zu genehmigende Anforderungen verwalten
Zu genehmigende Anforderung verarbeiten
Einstellungen für die Genehmigungsanzeige
Genehmigungsprozess neu starten
Nachricht an alle Beteiligten eines Genehmigungsprozesses
Zu genehmigende Anforderungen verwalten
Eine Liste all ihrer offenen und erledigten Genehmigungen finden Sie unter Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht. Die Übersicht ist unterteilt in die Registerkarten Offen und Erledigt. Auf der Registerkarte Offen finden Sie alle Anforderungen, die auf Ihre Genehmigung warten. Die Registerkarte Erledigt enthält eine Übersicht all Ihrer bereits verarbeiteten Anforderungen.
Einzelne Anforderungen können Sie als zip-Datei herunterladen. Diese Datei enthält die Details der Anforderung sowie alle zugehörigen Kommentare und Anhänge.
> Anforderung mit allen Informationen herunterladen: Anleitung
Zu genehmigende Anforderung verarbeiten
Liegt eine Anforderung zur Genehmigung vor, werden Sie darüber per E-Mail und/oder Nachricht in der Lobby informiert.
Anforderung genehmigen/ablehnen/weiterleiten
Diese Aktionen können Sie für die komplette Anforderung (Kopfebene) oder für jede einzelne Position der Anforderung (Positionsebene) ausführen sowie für alle Positionen eines Rahmenvertrags (Rahmenvertragsebene). Das heißt, Sie können beispielsweise einen Teil der Positionen der Anforderung genehmigen, einen anderen Teil ablehnen und einen dritten Teil an einen anderen Benutzer zum Genehmigen weiterleiten.
Eine weitergeleitete Anforderung kann wieder zurückgeholt werden - sofern sie vom Empfänger noch nicht verarbeitet wurde - oder vom Empfänger zurückgeleitet werden.
Anforderung zum Ersteller zurück
Wünscht der Genehmiger eine Änderung der Anforderung, kann er sie mit einem entsprechenden Kommentar versehen und an den Ersteller zurücksenden. Der Ersteller wird darüber in einer Lobby-Nachricht oder per E-Mail informiert. Inhalt der Nachricht ist der Kommentar des Genehmigers. Auf Basis der zurückgewiesenen Anforderung wird ein Warenkorb zum Bearbeiten und erneuten Versenden erstellt. Beim Abschicken des Warenkorbs wird daraus eine neue Anforderung, und der Genehmigungsprozess startet von vorne.
Automatisches Weiterleiten von Anforderungen
Verarbeitet ein Genehmiger eine Anforderung nicht, wird sie nach einer definierten Anzahl von Werktagen automatisch an seinen Vorgesetzten bzw. dessen Vertreter weitergeleitet. Dazu ist vom Administrator die zeitgesteuerte Aufgabe Genehmigungsweiterleitung einzurichten. Anforderungen, die so weitergeleitet wurden, können auch zurückgeholt werden. Das Zurücksenden an den Ersteller ist nur auf Kopfebene der Anforderung möglich.
Anforderung bearbeiten
Bevor eine Anforderung genehmigt wird, kann der Genehmiger einzelne Positionen verändern. Welche Aktionen dem Genehmiger zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welche Änderungsrechte ihm eingeräumt wurden. Wesentliche Änderungen werden in der Genehmigungshistorie vermerkt und sind damit jederzeit nachvollziehbar.
Prinzipiell möglich sind das Ändern von:
- Menge
- Lieferdaten
- Investnummer
- Anlagennummer
- Produktkennzeichen wie Gefahrgut, Investitionsgut, etc.
- Art der Lieferscheinanlage
- Kontierung
- internen Kommentaren und Anhängen
- Kommentaren und Anhängen für den Lieferanten
Zusätzlich bei Freiformpositionen:
- Rahmenvertrag
- Produktbezeichnung
- Artikelnummer
- Beschreibung
- Mehrwertsteuer
- Warengruppe
- Preis
- Währung
- Einheit
- Starten einer Multilieferantenpreisanfrage
Artikel ersetzen
Genehmiger können für Katalogprodukte und Freiformpositionen Ersatzprodukte auswählen, sofern sie dafür berechtigt sind. Die entsprechenden Informationen dazu finden Sie in den Abschnitten Administration und Änderungsrechte.
> Anforderungen genehmigen, ablehnen und weiterleiten: Anleitung
> Anforderungen zurücksenden: Anleitung
> Weitergeleitete Anforderungen zurückholen: Anleitung
> Anforderung bearbeiten: Anleitung
Einstellungen für die Genehmigungsanzeige
Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, welche Informationen in den Genehmigungsdetails zu einer Anforderung oder Rechnung angezeigt werden:
Einstellung |
Beschreibung |
|---|---|
Nach Genehmigungsschritten sortieren |
Zeigt die zu genehmigenden Positionen und die Lieferanten pro Genehmigungsstufe. |
Name des Genehmigers |
Zeigt den Namen der Bearbeiter in der Spalte Bearbeiter an (nur, wenn auch Alle Details aktiviert). |
Automatische Genehmigung/ Ablehnung |
Blendet Genehmigungsstufen aus, die automatisch vom System genehmigt oder abgelehnt wurden oder werden. |
Auf vorgelagerte Genehmigungen wartende Einträge |
Zeigt nur Genehmigungsstufen an, die erst nach der Genehmigung der vorherigen Stufe genehmigt werden können. |
Alle Details |
Zeigt für jede Position die Genehmigungsstufen, deren Bearbeiter und Status an. |
Andere Genehmiger |
Blendet die Namen anderer Genehmiger in der Spalte Bearbeiter ein (nur, wenn auch Alle Details aktiviert). |
Einträge zur Kenntnisnahme |
Zeigt Einträge an, die nur zur Kenntnisnahme vorgesehen sind. Ist diese Option deaktiviert, werden nur zu genehmigende Einträge angezeigt. |
Erledigte Einträge |
Blendet alle Details zu bereits bearbeiteten Genehmigungseinträge ein nur, wenn auch Alle Details aktiviert). |
Genehmigung per E-Mail
Das Genehmigen, Ablehnen und Zurücksenden einer Anforderung ist auch per E-Mail möglich. Dazu bietet impact ordering drei Verfahren an. Das gewünschte Verfahren legt der Administrator in der Konfigurationsdatei über den Parameter <DefaultApprovalMailType> fest. Dieses Verfahren wird immer dann verwendet, wenn der Genehmiger in seinem Profil kein anderes Verfahren zur E-Mail-Genehmigung eingestellt hat. Hat ein Benutzer ein anderes Verfahren eingestellt, hat dieses Vorrang vor dem Verfahren, das in der Konfigurationsdatei eingestellt ist. Genaue Informationen zum Einrichten der E-Mail-Genehmigung finden Sie im Abschnitt Administration > E-Mail-Genehmigung einrichten.
Diese Verfahren bietet impact ordering an:
Mit Browserlink
Die E-Mail enthält jeweils einen Link zum Genehmigen, Ablehnen oder Zurücksenden der Anforderung sowie einen zusätzlichen Link ins System. Eine Anmeldung im System ist nicht erforderlich. In seinem Benutzerprofil kann der Genehmiger das Verwenden eines HTML-Formats für die Genehmigungs-E-Mails aktivieren. Dadurch werden die Links in der Mail als Buttons dargestellt.
Mit E-Mail-Antwortlink
Wie oben beschrieben, der Klick auf die Links erzeugt jedoch eine neue E-Mail, die der Genehmiger manuell versenden muss. impact ordering verarbeitet die Antwortmail automatisch. Dazu ist es unbedingt erforderlich, dass der Administrator die zeitgesteuerte Aufgabe Genehmigungsantworten per E-Mail verarbeiten einrichtet. Der vom System generierte Betreff der Antwortmail darf nicht verändert werden, da die E-Mail sonst nicht verarbeitet werden kann.
Mit Link ins System
Der Genehmiger wird per E-Mail darüber informiert, dass Anforderungen zur Genehmigung vorliegen. Die E-Mail enthält einen Link zur Anmeldeseite von impact ordering. Der Genehmiger muss sich anmelden und den Genehmigungsprozess wie gewohnt im System vornehmen.
Hinweise
Die Links in den E-Mails sind Einmal-Links. Das heißt, sie können nur einmal benutzt werden.
E-Mails für Anforderungen zur Kenntnisnahme enthalten die gleichen Informationen wie normale Genehmigungs-E-Mails. Allerdings ohne Funktionen wie Ablehnen, Genehmigen, etc. Ein Link ermöglicht den Sprung auf die Anmeldeseite von impact ordering.
Sofern vorhanden, werden Kontierungselemente und ihre Bezeichnungen in den Mails angezeigt.
Genehmigungsprozess neu starten
Ist ein Genehmiger der Meinung, dass er im Genehmigungsprozess wichtige Änderungen an der Anforderung vorgenommen hat, kann er den Prozess neu starten. Die Anforderung durchläuft den Genehmigungsprozess von Beginn an. Die Genehmigungshistorie der Anforderung wird bei einem Neustart gelöscht. Die Funktion zum erneuten Starten des Genehmigungsprozesses muss vom Administrator in der Konfigurationsdatei über den Parameter <RestartByApproverAllowed> aktiviert werden.
> Genehmigungsprozess neu starten: Anleitung
Nachricht an alle Beteiligten eines Genehmigungsprozesses
Über eine Nachrichtenfunktion können Genehmiger bequem eine Nachricht an alle am Genehmigungsprozess beteiligten Benutzer senden.
> Nachricht an alle Beteiligten senden: Anleitung
Kommentare und Anhänge
Jeder Genehmiger kann in der Anforderung auf Kopf-, Rahmenvertrags- und Positionsebene Kommentare zur Genehmigung hinterlegen. Sofern vom Administrator eingerichtet, kann der Genehmiger auch Standardkommentare auswählen und diese nach Wunsch anpassen.
Bei entsprechendem Änderungsrecht kann jeder Genehmiger interne Kommentare und Kommentare für den Lieferanten auf Kopfebene erfassen.
Die Ausgabe einer Übersicht aller Kommentare ist als pdf-Datei möglich. Diese Übersicht beinhaltet auch alle internen Kommentare und Kommentare an den Lieferanten, die vom Ersteller der Anforderung erfasst wurden.
Der Ersteller kann die Anforderung auf Kopf- und Positionsebene mit Anhängen versehen. Der Genehmiger kann diese Anhänge während des Genehmigungsprozesses einsehen. Auf Positionsebene kann der Genehmiger beim Bearbeiten der Anforderung Anhänge hinzufügen oder entfernen.
> Kommentare hinzufügen: Anleitung
> Anhänge hinzufügen: Anleitung
> Kommentarübersicht als pdf-Datei anzeigen: Anleitung
Genehmigungshistorie
Änderungen, die Genehmiger im Genehmigungsprozess an den Positionen einer Anforderung vornehmen, werden in einer Genehmigungshistorie festgehalten. Die Historie umfasst alle Änderungen, die im Bereich Details einer Position vorgenommen werden. Änderungen an der Kontierung oder an Kommentaren werden nicht protokolliert.
> Genehmigungshistorie einsehen: Anleitung
Unvollständige Genehmigungen
Genehmigungen, die nicht verarbeitet werden können, weil beispielsweise das System einen der eingestellten Genehmiger nicht ermitteln kann, werden bei entsprechender Einstellung des Systems an alle Benutzer mit dem Berechtigungsset Einkäufer/ Einkäufer eigene Firma weitergeleitet. Der Einkäufer findet diese Genehmigungen in einer Liste unter Leitstand > Bestellungen > Unvollständige Genehmigungen und kann sie beispielsweise an andere Genehmiger weiterleiten.
Ob unvollständige Genehmigungen automatisch genehmigt oder an die Einkäufer weitergeleitet werden, steuern Sie über den Konfigurationsparameter <EmptyApproverDefault>.
> Unvollständige Genehmigungen weiterleiten: Anleitung