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Anforderungen genehmigen: Anleitung

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Anforderung mit allen Informationen herunterladen

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Markieren Sie die gewünschte Anforderung.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alles herunterladen.
4. Öffnen oder speichern Sie die zip-Datei mit der entsprechenden Funktion Ihres Browsers.

Anforderungen genehmigen, ablehnen und weiterleiten

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie auf das Symbol , um die komplette Anforderung (Ebene des Warenkorbnamens), alle Positionen eines Rahmenvertrags (Ebene der Rahmenvertragsnummer) oder einzelne Positionen (Ebene der Positionen) zu genehmigen.

   Oder

   Klicken Sie auf das Symbol , um die komplette Anforderung (Ebene des Warenkorbnamens), alle Positionen eines Rahmenvertrags (Ebene der Rahmenvertragsnummer) oder einzelne Positionen (Ebene der Positionen) abzulehnen.

   Erfassen Sie im Feld Ihr Kommentar den Grund der Ablehnung.

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

   Oder

   Klicken Sie auf das Symbol , um die komplette Anforderung (Ebene des Warenkorbnamens), alle Positionen eines Rahmenvertrags (Ebene der Rahmenvertragsnummer) oder einzelne Positionen (Ebene der Positionen) weiterzuleiten.

   Wählen Sie in der Auswahlliste Benutzer den Empfänger aus.

   Klicken Sie auf das Symbol .

Anforderungen zurücksenden

Hinweis

Das Symbol wird benutzt, um eine Anforderung zum Nachbearbeiten an den Ersteller und um eine weitergeleitete Nachricht an den Benutzer zurückzusenden, der die Anforderung zur Genehmigung weitergeleitet hat. Welches Symbol das korrekte ist, erkennen Sie an dem Hinweistext, der beim Überfahren mit dem Mauszeiger erscheint.

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie auf das Symbol , um die komplette Anforderung (Ebene des Warenkorbnamens), alle Positionen eines Rahmenvertrags (Ebene der Rahmenvertragsnummer) oder einzelne Positionen (Ebene der Positionen) an den Benutzer zurückzusenden, der die Anforderung an Sie weitergeleitet hat.

   Oder

   Klicken Sie auf Kopfebene (Ebene des Warenkorbnames) auf das Symbol , um die Anforderung zur Nachbearbeitung an den Ersteller zurückzusenden.

   Erfassen Sie im Feld Ihr Kommentar den Grund des Zurücksendens.

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Weitergeleitete Anforderungen zurückholen

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie auf das Symbol , um eine von Ihnen weitergeleitete Anforderung auf Kopf-, Rahmenvertrags- oder Positionsebene zurückzuholen.

   Oder

   Klicken Sie auf das Symbol , um eine vom System automatisch weitergeleitete Anforderung zurückzuholen.

Anforderung bearbeiten

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie hinter der zu bearbeitenden Position auf .
4. Bearbeiten Sie die Position. Detaillierte Informationen zu den Feldern erhalten Sie mit Klick auf den Menüpunkt Hilfe.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Artikel ersetzen

1. Wechseln Sie bei der zu ersetzenden Position wie im Abschnitt Anforderung bearbeiten beschrieben in den Bearbeiten-Dialog.
2. Klicken Sie auf das Symbol zum Auswählen eines Ersatzproduktes .
3. Wählen Sie ein Ersatzprodukt durch Klick auf .
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Kommentare hinzufügen

Auf Kopfebene

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Anforderung auf die Kommentarsymbole oder .
3. (optional): Erfassen Sie einen internen Kommentar.
4. (optional): Erfassen Sie einen Kommentar für den Lieferanten.
5. (optional): Erfassen Sie einen Kommentar zur Genehmigung.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Alternativ

Klicken Sie in der Liste der offenen Genehmigungen auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.

Klicken Sie auf der Kopfebene (Ebene des Warenkorbnamens) auf die Kommentarsymbole oder .

Erfassen Sie einen Kommentar zur Genehmigung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Auf Rahmenvertrags- und Positionsebene

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie auf der Ebene des Rahmenvertrags oder der Ebene der gewünschten Position auf die Kommentarsymbole oder .
4. Erfassen Sie einen Kommentar zur Genehmigung
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Kommentarübersicht als pdf-Datei anzeigen

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentarübersicht.

Anhänge hinzufügen

Auf Kopfebene

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf die Kommentarsymbole oder bei der gewünschten Anforderung.
3. Hinterlegen Sie einen Anhang zum Genehmigungskommentar, internen Kommentar oder Kommentar für den Lieferanten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Auf Positionsebene

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie hinter der gewünschten Position auf .
4. Hinterlegen Sie einen Anhang zum internen Kommentar oder Kommentar für den Lieferanten.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Anhänge einsehen

Auf Kopfebene

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Anforderung in der Spalte Anlagen auf das angehängte Dokument.

Auf Positionsebene

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie bei der gewünschten Anforderung in der Spalte Anlagen auf das angehängte Dokument.

Genehmigungshistorie einsehen

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie hinter dem Namen der gewünschten Position auf (das Symbol wird nur angezeigt, sofern bereits eine Änderung vorgenommen wurde).

Genehmigungsprozess neu starten

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Klicken Sie auf das Symbol zum Bearbeiten einer Position .
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Genehmigung neu starten.

Nachricht an alle Beteiligten senden

1. Wechseln Sie über Arbeitsbereich > Genehmigungsübersicht in die Liste der offenen Genehmigungen.
2. Markieren Sie die gewünschte Anforderung.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachricht.
4. Markieren Sie die Empfänger.
5. (optional): Erfassen Sie eine E-Mail-Adresse, an die die Empfänger antworten können.
6. Erfassen Sie einen Betreff.
7. Erfassen Sie Ihre Nachricht.
8. Hinterlegen Sie ein Datum, bis zu dem die Nachricht gültig ist.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Unvollständige Genehmigung weiterleiten

1. Wechseln Sie über Leitstand > Bestellungen > Unvollständige Genehmigungen in die Liste der unvollständigen Genehmigungen.
2. Klicken Sie auf , um in die Details der Anforderung zu wechseln.
3. Gehen Sie vor wie oben ab Schritt 3 im Abschnitt Anforderungen genehmigen, ablehnen und weiterleiten beschrieben.