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Genehmigungsregeln: Thema
Thema | Anleitung
impact ordering bietet verschiedene Arten von Genehmigungsregeln an, die sich unter anderem auf einen Warenkorb, auf Kontierungselemente wie Kostenarten und Kostenstellen, auf Attribute wie Gefahrengut oder auf Rechnungen beziehen. Regeln ordnen Sie beispielsweise Benutzern, Firmen oder Rahmenverträgen zu. Weiter können Sie über Prioritäten steuern, welche Regeln im Genehmigungsprozess vorrangig berücksichtigt werden.
Sie können das System so konfigurieren, dass Regeln, die Benutzern zugeordnet sind, immer Vorrang haben vor Regeln, die Firmen zugeordnet sind. Für einzelne Benutzer können somit von den Firmenregeln abweichende Regeln definiert werden. Dieses Verhalten wird in der Konfigurationsdatei wird über den Parameter <UseExplicitPriorities> eingestellt.
Inhalt
Allgemeine Einstellungen für Regeln
Prioritäten für Genehmigungsregeln
Genehmigungsregeln anlegen und verwalten
Regelarten in impact ordering
impact ordering unterscheidet die folgenden Genehmigungsregeln:
Warenkorbregeln
Warenkorbregeln stellen sicher, dass keine Bestellung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet wird, bei der die eingestellte Preisgrenze überschritten wird. Je Warenkorbregel legen Sie fest, für welchen Rahmenvertrag, Benutzer oder für welche Firma sie gelten soll.
Kontierungsregeln
Kontierungsregeln stellen sicher, dass keine Bestellung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet wird, bei der die eingestellte Preisgrenze für das ausgewählte Kontierungselement überschritten wird. Kontierungsregeln legen Sie für Kostenstellen, Kostenarten, Projekte, PSP-Elemente, Kreditkarten und individuelle firmenspezifische Kontierungselemente an (im Standard: Kontrollstrukturen A bis D).
Produktregeln
Produktregeln stellen sicher, dass keine Bestellung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet wird, bei der die eingestellte Preisgrenze für die ausgewählte Produkteigenschaft überschritten wird. Einstellbar sind die folgenden Eigenschaften:
Produktgruppenregel: Genehmigung erforderlich, wenn das zu bestellende Produkt zur ausgewählten Produktgruppe gehört. Wenn Sie diesen Regeltyp verwenden, müssen Sie einen Katalog und anschließend eine Produktgruppe aus diesem Katalog auswählen und eine Firma eintragen, für die die Regel gelten soll.
Freiformregel: Genehmigung erforderlich, wenn in der ausgewählten Firma ein Freitextartikel bestellt wird.
Katalogregel: Genehmigung erforderlich, wenn das zu bestellende Produkt aus dem ausgewählten Katalog stammt.
OCI Regel: Genehmigung erforderlich, wenn in der ausgewählten Firma über einen externen Shop bestellt wird.
Auslandbestellungsregel: Die Regel gilt in der ausgewählten Firma für Bestellungen zwischen verschiedenen Ländern innerhalb der EU.
Intrastat-Regel: Die Regel gilt in der ausgewählten Firma für Bestellungen, für die eine Intrastat-Meldung nötig ist.
Preisanfragefreiformregel: Gilt für Produkte, die über Freiform-Preisanfragen im System mit einem Preis versehen wurden und nachfolgend bestellt werden.
Budgetregeln
Produktregeln stellen sicher, dass keine Bestellung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet wird, wenn durch die Bestellung das Budget des eingestellten Objektes überschritten würde. Als Objekte einstellbar sind Benutzer, Firmen, Rahmenverträge und Kontierungselemente.
Attributeregeln
Attributeregeln stellen sicher, dass keine Bestellung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet wird, bei der die eingestellte Preisgrenze für das ausgewählte Produktattribut überschritten wird. Als Attribute auswählbar sind unter anderem Investitionsgut, Gefahrgut, GWG, etc.
Mindestbestellpreisregeln
Mindestbestellpreisregeln stellen sicher, dass keine Bestellung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet wird, bei der der eingestellte Mindestbestellpreis unterschritten wird. Je Mindestbestellpreisregel legen Sie fest, für welchen Rahmenvertrag sie gelten soll.
Systemregeln
Eine Systemregel ist so einstellbar, dass sie immer dann greift, wenn keine anderen Regeln gefunden werden. Damit verhindern Sie, dass Bestellungen oder Rechnungen das System ohne Genehmigung passieren. Ein Beispiel dazu finden Sie im Abschnitt Beispiel-Szenarien. Sie können eine Systemregel auch so einstellen, dass sie zusätzlich zu bereits vorhandenen Regeln greift, was allerdings nur für Testzwecke wirklich sinnvoll ist.
Eine Systemregel hat weitreichendere Folgen als die zuvor beschriebenen Regeln:
- Beim Anlegen einer Systemregel im firmenspezifischen Regelsatz wirkt sie sich auf alle Bestellungen dieser Firma aus.
- Beim Anlegen einer Systemregel im globalen Regelsatz wirkt sie sich auf die Bestellungen aller im System vorhandenen Firmen aus, die keinen eigenen firmenspezifischen Regelsatz benutzen.
Systemregeln können nur von Administratoren angelegt werden, die die Daten aller Firmen bearbeiten dürfen.
Rechnungsfreigaberegeln
Rechnungsfreigaberegeln stellen sicher, dass keine Rechnung ohne Genehmigung freigegeben wird, bei der der eingestellte Rechnungspreis überschritten wird. Je Rechnungsfreigaberegel legen Sie fest, für welchen Rahmenvertrag oder für welche Firma sie gelten soll.
> Genehmigungsregeln anlegen: Anleitung
Allgemeine Einstellungen für Regeln
In diesem Bereich bestimmen Sie unter anderem, wer die Regel verwaltet. Zusätzlich können Sie hier das Verhalten der Regel festlegen, etwa, wenn Sie die Regel als Fallback-Regel benutzen. Detaillierte Informationen zu den Feldern erhalten Sie mit Klick auf den Menüpunkt Hilfe beim Anlegen oder Bearbeiten der entsprechenden Regel.
Bedingungen für Regeln
Hier stellen Sie ein, auf welche Objekte sich die Regel beziehen soll. Beispielsweise einen bestimmten Benutzer, eine bestimmte Firma, eine Benutzergruppe oder ein bestimmtes Kontierungselement. Welche Einstellungen zur Verfügung stehen, hängt von der Art der Regel ab. Detaillierte Informationen zu den Feldern erhalten Sie mit Klick auf den Menüpunkt Hilfe beim Anlegen oder Bearbeiten der entsprechenden Regel.
Festlegen von Preisgrenzen
Hier legen Sie fest, ab welchem Preis die Regel greift. Die Preisgrenzen können sich auf den Stückpreis, den Positionspreis und/oder den Bestellpreis beziehen und sind je Rahmenvertrag einstellbar. Detaillierte Informationen zu den Feldern erhalten Sie mit Klick auf den Menüpunkt Hilfe beim Anlegen oder Bearbeiten der entsprechenden Regel.
Prioritäten für Genehmigungsregeln
Für Warenkorb-, Kontierungs- und Rechnungsfreigaberegeln können Sie Prioritäten in fünf Stufen zwischen Niedrig und Maximal vergeben. Die Prioritäten bestimmen, welche Regeln angewendet werden, wenn mehrere Regeln zutreffen. Abhängig von Ihrer Systemkonfiguration, werden Prioritäten anhand einer von zwei Methoden verarbeitetet. Gesteuert wird das Verhalten über die entsprechenden Listener (siehe Abschnitt Genehmigung: Administration).
Methode 1: Es wird nur die Regel mit der höchsten Priorität berücksichtigt, unabhängig davon, auf welches Objekt sich die Regel bezieht. Im folgenden Beispiel wird nur Regel 5 berücksichtigt, weil diese Regel die höchste Priorität hat.
Regel |
Bezieht sich auf |
Priorität |
|---|---|---|
Regel 1 |
Firma |
Normal |
Regel 2 |
Firma |
Niedrig |
Regel 3 |
Kostenstelle |
Niedrig |
Regel 4 |
Kostenstelle |
Normal |
Regel 5 |
Projekt |
Hoch |
Regel 6 |
Projekt |
Normal |
Methode 2: Jedes Objekt (Benutzer, Firma, Kostenstelle, etc.) wird einzeln ausgewertet, und für jedes Objekt wird die Regel mit der höchsten Priorität berücksichtigt. So gelten im folgenden Beispiel die Regeln 1, 4 und 5, während die Regeln 2, 3 und 6 ignoriert werden.
Regel |
Bezieht sich auf |
Priorität |
|---|---|---|
Regel 1 |
Firma |
Normal |
Regel 2 |
Firma |
Niedrig |
Regel 3 |
Kostenstelle |
Niedrig |
Regel 4 |
Kostenstelle |
Normal |
Regel 5 |
Projekt |
Hoch |
Regel 6 |
Projekt |
Normal |
Existieren mehrere Regeln mit der gleichen Priorität, gelten alle Regeln.
Ist das System so konfiguriert, dass Regeln für Benutzer Vorrang vor Regeln für Firmen haben, gilt die Benutzerregel - unabhängig davon, welche Priorität die Firmenregel hat.
Einsatz
Prioritäten bieten sich beispielsweise an, um Regeln unter bestimmten Umständen "auszuschalten".
Beispiel
Innerhalb einer Firma müssen alle Bestellanforderungen vom Vorgesetzten des Bestellers genehmigt werden. Nur der Chef des Einkaufs E darf ohne Genehmigung bestellen, es sei denn er benutzt die Kostenstelle K. Dann muss der Verantwortliche V für diese Kostenstelle genehmigen.
Dazu wird für E eine Benutzerregel mit der Einstellung "immer genehmigen" und der Priorität "normal" angelegt.
Danach wird für E eine Benutzerregel angelegt, bei der Z genehmigen muss, wenn auf K bestellt wird. Diese bekommt die Priorität "hoch".
Bestellt E nun auf die Kostenstelle K findet das System für E zwei zutreffende Regeln. Berücksichtigt wird allerdings nur diejenige mit der Priorität "hoch".
Genehmigungsregeln anlegen und verwalten
Eine Übersicht ihrer Genehmigungsregeln finden unter Leitstand > Benutzer > Genehmigungsübersicht oder in dem entsprechenden Regelsatz unter Leitstand > Benutzer > Genehmigungsregeln.
Sie können Genehmigungsregeln: